Platform procesmanagement ging de fabriek in!

Onlangs mochten we in onze High Five Lean Experience in Best twee groepen ontvangen van Gemeente Eindhoven. Procesmanagers die met elkaar op zoek gingen naar het antwoord op de vraag hoe je procesverbetering écht effectief kan laten zijn door stil te staan bij het ‘hoe’ van veranderen, met nadruk op samenwerking en effectief gedrag. Na deze sessies schreven zij het onderstaande artikeltje op de nieuwspagina van het gemeentelijke intranet ‘Vibes’.

Vorige week woensdag en afgelopen maandag waren voor de procesmanagers en -adviseurs van onze gemeente geen gewone dagen. In plaats van hun dagelijkse route van huis naar Eindhoven af te leggen, reisden zij af naar de organisatie Triodin in Best voor een ervaringstraining procesgericht verbeteren. Procesgericht wat?! Een korte uitleg: procesinrichting en procesverbetering zijn aan de orde van de dag, zo ook binnen de Gemeente Eindhoven. Oftewel, er is continue verandering en dat vraagt om continue verbetering. Echter is dat niet zo eenvoudig. Vaak worden oplossingen gezocht in het aanpassen van een systeem of protocol. Dat is een begin maar wil je echt succesvol verbeteren, dan is er meer nodig namelijk het tonen van bijbehorend gedrag bij de aanpassingen en natuurlijk draagvlak. De formule die daarbij past is P x G ²= R oftewel proces maal gedrag in het kwadraat is resultaat. Daarnaast is het belangrijk om te denken vanuit klantwaarde, vanuit de behoefte van de klant. Het is van belang dat we ons bewust zijn van wie de klant is en wat hij/zij wil. Niet alleen van de inwoners en bedrijven, maar ook de interne klant.

Over het bovenstaande kan je veel boeken lezen en theorielessen volgen. Deze dagen waren echter anders ingestoken, namelijk ervaringsgericht. In een nagebootste fabriek kregen we de opdracht om binnen een specifiek tijdsbestek producten op te leveren. Als team moesten we de taken verdelen, afspraken maken en na een leveringsronde het resultaat analyseren op een aantal punten en nadenken over verbeteringen. Onder druk, het gevoel van stress maar ook lol en een gevoel van verbinding werd het proces elke keer gestroomlijnder en het resultaat beter. Je snapt ‘m wel, het doel hiervan was om samen de kijk op procesverbetering aan te scherpen en bewust te worden van het effect van houding en gedrag bij het realiseren van succesvolle verbeteringen. Het waren gezellige en leerzame dagen waaruit we input hebben gehaald om procesmanagement (en continu verbeteren) verder te brengen in de organisatie

Door: John Reemers – Strategisch Informatieadviseur Procesmanagement Gemeente Eindhoven

Aanwezige procesmanager: “Het was heel fijn om mijn collega’s in procesmanagement te ontmoeten en ik ben geïnspireerd door de aanpak: Mensgericht verbeteren.”