High Five Quick Scan bij MegaGroup Veghel

MegaGroup heeft als missie om duurzame groei van klanten, medewerkers en andere ‘stakeholders’ mogelijk te maken door op een slimme, gemakkelijke en efficiënte manier wateroplossingen beschikbaar te maken. Daarmee draagt MegaGroup actief bij aan uitdagingen op wereldschaal, zoals geothermie, irrigatie, dierenwelzijn etc. Naast voortdurende productinnovatie is het continu verbeteren van de eigen processen cruciaal. Bij het grote warehouse in Veghel leidde die voortdurende zoektocht naar verbeterpotentieel tot een vraag van supply chain manager Annette van der Hoek en de warehouse coördinator aan Triodin. De wens was om de medewerkers van het warehouse mee te nemen in het Lean-gedachtegoed, en óp de werkvloer door een Quick Scan met een externe blik actief mee te zoeken naar verbeterpotentieel.

Verbeterpotentieel zoeken als het op z’n drukst is
Normaal heeft het warehouse van MegaGroup al te maken met grote seizoenspieken en -dalen. Door corona werd de normale hoogseizoenspiek nog eens enorm versterkt waardoor een aantal knelpunten in het logistieke proces extra benadrukt werden. Het was dan ook een slim idee van Annette en Hassan om juist tijdens die enorme piek te kijken waar de grootste uitdagingen en daarmee ook verbeterpotentieel ligt, zodat die punten in het laagseizoen actief aangepakt zouden kunnen worden.

High Five Lean Experience
Om de Lean-basics en het belang van de factoren Gedrag, Leiderschap en bottom-up betrokkenheid van de werkvloer te versterken, werd een High Five Lean Experience georganiseerd voor alle leidinggevenden en assistenten in het warehouse. Na een korte kennismaking en theoretische introductie werd snel aan de slag gegaan met het in de praktijk ervaren van de Lean principes en de succesfactoren gedrag en leiderschap. In meerdere rondes werd op klantvraag een echt product op een aantal werkstations in de productieruimte geproduceerd. Tussen de productierondes was er natuurlijk veel tijd voor het meten van de prestaties, het maken van verbeterplannen en reflectie op het al dan niet vertoonde teamwork. Daarnaast kwam ook nog de benodigde theorie en uitleg aan bod om het productieproces steeds ‘Leaner’ te maken. De laatste uren van de dag werden besteed om in diverse werkvormen al een eerste vertaalslag te maken van het geleerde naar de eigen werksituatie. Daarbij vlogen de verbeterideeën je al direct om de oren en daar kon men dus actief mee aan de slag!

Meekijken met een externe blik
Ook werd besloten dat het goed zou zijn als Triodin tijdens de drukste periode actief op de werkvloer mee zou kijken. Het doel daarvan was om te komen tot een helder overzicht van de bevindingen, maar vooral inspirerende aanbevelingsrichtingen voor een constantere ‘flow’, stabielere productiviteit van Picking en een hogere OTIF (On Time In Full) bij Packing/Outbound. En dat zowel binnen als in het buitengebied van het warehouse. De uitvoeringsvorm werd in nauw overleg met de coördinator en teamleiders gekozen als 2x twee dagen aanwezigheid op de werkvloer, maar zonder meetings of workshops met groepen medewerkers. Door goed te observeren en mensen te bevragen op hun werkplek kon veel inzicht worden verkregen zonder de workflow ernstig te verstoren tijdens de piek-drukte. De bevindingen en aanbevolen oplossingsrichtingen werden uiteindelijk gepresenteerd aan een grote groep met natuurlijk de opdrachtgevers en de actief betrokken teamleiders en hun assistenten.

Betrokkenheid en eigenaarschap
En tja, als je dan toch om een externe blik vraagt, krijg je natuurlijk ook bevindingen en inzichten die normaal niet in je eigen blikveld liggen. Daarmee ontstond tijdens de terugkoppeling van de resultaten een heerlijk levendige discussie met veel “hoezo”, “ja maar”, “kan niet”, “dat lukt nooit” etc. Fantastisch om te zien, omdat het de betrokkenheid en het eigenaarschap van de medewerkers alleen maar erg benadrukt. En natuurlijk zijn de oplossingen niet kant-en-klaar en met nog veel open eindjes, want het exacte ‘hoe’ van de oplossingen moet zoveel mogelijk bottom-up met de medewerkers samen worden bedacht en ingevuld. Naast het ‘shopfloorpotentieel’ kwamen ook onderwerpen zoals performance management (waar sturen we op), strategy deployment (doorvertaling van doelstellingen), teamwork (sámen in-control en verbeteren) en inspirerend leiderschap uitgebreid aan de orde. Duidelijk werd dat er nog meer dan genoeg (‘double digit’!) verbeterpotentieel op de belangrijkste indicatoren te realiseren is.

Concreet verbeterprogramma
Inmiddels zit MegaGroup in de fase dat met alle nieuwe kennis en inzichten echt vaart wordt gemaakt met het opzetten en uitvoeren van een concreet verbeterprogramma. En ondanks de lichte ‘shock’ van de quick scan-terugkoppeling zijn daar nu toch ‘verdacht’ veel elementen van terug te vinden in de verbeterplannen! Annette en Hassan zijn voortvarend aan de slag gegaan met het uitzetten van concrete verbeteropdrachten en randvoorwaarden (het ‘wat’). Maar ze zijn daarbij niet vergeten om zoveel mogelijk de werkvloer actief te betrekken bij het invullen van het ‘hoe’. Zo begint stapje voor stapje een continu verbetercultuur te ontstaan waarin naast het in-control zijn van het werk, het continu verbeteren van de processen steeds meer een onlosmakelijk onderdeel van het normale werk wordt. Op naar de volgende seizoenspiek, maar dan met meer gemak, minder knelpunten, betere afstemming tussen Picking en Packing, meer OTIF output en nóg meer fun!

Wil je meer weten over de High Five Lean Experience en/of het uitvoeren van een Quick Scan, neem dan even contact op met Edwin van der Weele via weele@triodin.nl