Succesvolle workflow

Workflow management is het slim verdelen van werkzaamheden binnen een organisatie. Veel ondernemingen hebben hier weinig aandacht voor. Met als gevolg dat men wacht op taken die allang zijn uitgevoerd of juist werkzaamheden mist waardoor er later in het bedrijfsproces moet worden gecorrigeerd of prioriteiten moeten worden bijgesteld. Dus naast verloren tijd (en dus geld) levert dit ook vaak frustratie op bij de medewerkers.

Waarom aan de slag met je workflow?

Bij een optimale workflow stroomt de informatie door de organisatie en worden medewerkers geattendeerd op de actie die ze moeten uitvoeren. Een tweede voordeel is dat bij workflow systemen de informatie centraal wordt opgeslagen zodat altijd de beslissingen op basis van de juiste informatie wordt genomen, De informatie is bovendien altijd actueel en kan worden gebruikt voor real time rapportages. Deze voordelen zijn te behalen voor iedere organisatie waar in teams en tussen afdelingen wordt samengewerkt. Workflow management wordt dus heel breed toegepast, van industrie tot bouw en projectmanagement. Bij MKB bedrijven en multinationals.

Waar moet je op letten bij het inrichten van de workflow?

Als je wilt starten met workflow management is het belangrijk dat je goed zicht hebt op de gewenste informatiestroom binnen je bedrijfsproces. Denk hierbij aan welke informatie essentieel is voor een goede afwerking van het bedrijfsproces maar ook welke afdelingen erbij de processtappen betrokken zijn. Dit lijkt heel erg ingewikkeld maar de medewerkers weten je meestal precies te vertellen wat ze nodig hebben. De gouden regels “Begin with the end in mind” en “Less is more” zijn belangrijke uitgangspunten bij het opzetten van een goed workflow managementproces. Bij de start van inzet van workflow management kies je eerst een proces waar heel veel winst is te behalen. Op deze manier worden medewerkers vanzelf betrokken en kunnen vervolgens andere bedrijfsprocessen worden geoptimaliseerd.

Tips voor een succesvolle workflow

Een workflow is pas echt effectief als de eindgebruiker het gehele bedrijfsproces kan overzien en ook zijn eigen rol hierbij erkent. Om de workflow succesvol te implementeren zijn volgende tips te overwegen.
● Probeer een workflow voor het proces te ontwikkelen die voor een standaardproces voldoet. Het uitbreiden met uitzonderingsscenario’s maakt het het geheel onnodig complex. Bovendien is het effectiever uitzonderingssituaties persoonlijk te bespreken met de betrokkenen.
● Overweeg het gebruik van informerende e-mail in de workflow. Als in de mail al inhoudelijk informatie wordt gegeven helpt dit de gebruiker enorm bij de opvolging.
● Ontwikkel de workflow samen met de betrokkenen, zij hebben de kennis van het bedrijfsproces.
● Zorg voor een periodieke beoordeling van je workflow. In- en externe veranderingen kunnen van invloed zijn op je werkproces. Wel handig om dit te blijven optimaliseren.
● Overweeg het gebruik van een no code workflow applicatie. Hierdoor ben je niet afhankelijk van een dure ICT-consultant maar kun je ook je eigen specifieke wensen in de workflow opnemen

Voorbeeld van een succesvolle workflow

De meest bekende voorbeelden van een workflow zijn de financiële bedrijfsprocessen. Bij een reisdeclaratie wordt deze eerst langs de leidinggevende gestuurd voor goedkeuring en daarna verwerkt voor uitbetaling door de finance afdeling. Maar heel veel bedrijfsprocessen zijn ook met met een workflow te automatiseren en te verbeteren. Denk hierbij aan een klachtenformulier waarbij de klant zelf het formulier invult en dat deze vervolgens door de organisatie wordt opgepakt voor onderzoek en afwikkeling. De klant wordt hierbij ook met een mail op de hoogte gehouden. Maar in de industrie en bouw zie je ook legio voorbeelden. Een afwijkend product wordt bijvoorbeeld geblokkeerd voor vrijgave totdat men een gepaste klant hiervoor heeft. De wet kwaliteitsborging in de bouw vereist dat de bouwonderneming het bewijs levert van een kwalitatieve oplevering. Wat is gemakkelijker als de klant en/of leverancier hiervan direct het bewijs krijgt na de inspectie. Met een slimme workflow kan dan ook eventuele aanvullende noodzakelijk acties uitzetten.

Efficiënter werken met LeanForms

Workflow management en “no code ICT” in slimme digitale formulieren leidt tot efficiënter samenwerken. In een tijd met een enorme krapte op de arbeidsmarkt bespaar je minimaal 30% werktijd aan activiteiten die niets opleveren. Door gebruik te maken van een generiek digitale formulieren systeem kun je dus meerdere bedrijfsprocessen optimaliseren en worden de kosten van een workflow managementsysteem nog eerder terugverdiend. Daarnaast is door de schaalbaarheid van het systeem het mogelijk om klein te beginnen en gericht te groeien met de digitalisering binnen de onderneming. Belangrijk is te realiseren dat uiteindelijk de mens het verschil blijft maken, ook in de digitale wereld. Alleen ga je misschien sneller maar samen komen we verder!