Hoe implementeer je 5s in je kwaliteitsmanagement?

Hoe implementeer je 5s in je kwaliteitsmanagement?

De 5s methode is een geweldige combinatie met kwaliteitsmanagement. Met 5s ga je op een systematisch wijze je middelen opschonen en herschikken. Vaak wordt alleen gedacht aan fysieke zaken op de werkvloer. Maar ook op het gebied van data en informatie is het vaak een chaos binnen organisaties.

Met de 5s methode kun je de chaos systematisch opruimen en zorg je ervoor dat een opgeruimde werkplaats overblijft. Het verhoogt hierdoor enorm de efficiency bij de uit te voeren werkzaamheden.

Wat betekent de 5s methode?

De 5s methode is genoemd naar de 5 verschillende stappen die je aflegt tijdens het uitvoeren (scheiden, schikken, schoonmaken, standaardiserenn en stimuleren). Het is een methode die voortkomt uit Lean Management en zich richt op het voorkomen van verspillingen. Een ordelijke (digitale) werkplek voorkomt langdurig zoeken of dat men een foutief, verkeerd of dubbel bestand gebruikt. De 5s methode is geen eenmalige gebeurtenis en men moet zorgen dat de gehele organisatie is betrokken.

Alleen op deze manier krijg je inzicht in alle aanwezige informatiebronnen en kun je knelpunten lokaliseren. Een goed georganiseerde digitale werkplek zal de doorlooptijd van de bedrijfsprocessen versnellen en de kwaliteit verhogen.

Waarom is deze 5s methode belangrijk voor kwaliteitsmanagement?

Bij kwaliteitsmanagement staat de verbetercyclus PDCA centraal. Als men dit vertaalt naar informatiemanagement betekent het dat men vaak moet zoeken naar de juiste informatie of men frequent foute informatie gebruikt. Met het 5s stappenplan zorg je dat je (uitgaande van de huidige ongewenste situatie) streeft naar een eindsituatie die de bedrijfsprocessen verbetert. Nu en in de toekomst. Het is dus een heel praktische manier om de kwaliteit binnen je organisatie te verbeteren. En dit is toch de uiteindelijke bedoeling van een kwaliteitsmanagementsysteem.

 De voordelen van de 5s methode

Het voordeel van de 5s methode is zijn eenvoud. Iedereen kan zonder opleiding hieraan bijdragen. In de praktijk wordt een 5s traject vaak gefaciliteerd door een projectleider of consultant. Hierbij worden deelnemers op hoofdlijnen gecoached, de feitelijke invulling kan eenvoudig door iedere medewerker worden uitgevoerd. Wel is het zaak om een aantal dingen centraal te organiseren. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het gebruik van software systemen. Minimalisatie van het aantal informatiesystemen zal bijdragen tot een beter inzicht en gebruik. En uiteindelijk leidt het tot lagere operationele kosten en minder verspillingen bij de uitvoering. Een win-win!

De stappen voor het implementeren van de 5s methode

In de eerste stappen van de 5s methodiek ga je inventariseren wat er allemaal aanwezig is als informatiebron. Vervolgens ga je deze opschonen, dubbele bestanden weggooien of indelingen van een gezamenlijke netwerk drive herschikken. Maar voor een echte borging ga je misschien verder en de informatie onderbrengen in een workflow management systeem. 

De informatie gaat dan stromen door de organisatie als activiteit van het bedrijfsproces. De informatie wordt verrijkt en centraal opgeslagen in de database. Door actuele overzichten of door e-mail notificaties worden gebruikers heel snel naar de informatie (of actie) geleid.

 Tips voor het 5s implementatieplan

Een goed 5s implementatieplan kenmerkt zich door eenvoud en daadkracht.

Software tools, registratieformulieren, Excel verzamelfiles, alles wat men in een bedrijfsproces gebruikt om informatie te beheren, moet op tafel komen. Hierbij zul je mogelijk verwonderd (of overdonderd) zijn van de vangst. Laat de vangst even los en ga gezamenlijk het bedrijfsproces beschrijven in maximaal 6-8 activiteiten met het SIPOC-model. Richt je hierbij op de output: Welke informatie is hierbij het resultaat. Vervolgens besluit je met het totale overzicht welke informatiebron kan worden gekoppeld aan een specifieke output.

De ideale situatie is dat men zo weinig mogelijk verschillende informatiebronnen in een bedrijfsproces gebruikt. Met de digitale formulieren van LeanForms kun je vrijwel alle bedrijfsprocessen centraliseren in één bron! Hiermee geef je direct invulling aan de volgende stappen binnen 5s, standaardiseren van de informatie.

 Zelf de 5s methode implementeren

 Wil je zelf aan de slag met 5s? In onze bibliotheek met kant-en-klare templates staat ook een 5s inspectie formulier. Hiermee maak je eenvoudig digitale 5s lijsten, inclusief overzichten en opvolging van acties. Standaard kunnen bovendien de resultaten op een digitaal dashboard worden gepresenteerd op specifieke plaatsen in de organisatie.