Visueel werken – vaak doe je het al zonder het te weten

Ben je tijdens een training met z’n allen post-its aan het verzamelen op een flip-over rond één onderwerp?
Dan ben je al visueel aan het werk.

Er zijn veel bekende tools en templates die visueel werken ondersteunen, zoals:

• Business Model Canvas – om een bedrijfsidee te verkennen
• Fishbone-diagram – om oorzaak-gevolgrelaties te onderzoeken
• 5 Bold Steps Vision Canvas (red. the Grove Consultants International & David Sibbet) – voor het aanscherpen van langetermijnvisie
• Kanban – om werk door de tijd te organiseren

Al deze tools begeleiden het denken op een visuele manier en maken de uitkomst daarvan zichtbaar en bespreekbaar. Ze helpen om complexiteit toegankelijk te maken en inzicht te creëren. Tegelijkertijd laten ze meestal slechts een deel van het organisatorische geheel zien.

Het grotere plaatje

Wil je het volledige organisatorische plaatje zichtbaar maken én actief gebruiken, dan is een volgende stap nodig:
een visual management systeem.

Zo’n systeem verbindt de relevante onderdelen met elkaar. Visie wordt zichtbaar als referentie voor strategie, teams zijn verbonden met verbeterinitiatieven en voortgang, en afhankelijkheden worden expliciet. Of je nu een start-up runt, in een scale-up werkt, een team aanstuurt binnen een grote organisatie of een stoel in de C-suite bekleed — overzicht en samenhang zijn essentieel, zeker wanneer veranderingen snel doorwerken in meerdere delen van het werk.

Wat is visual management precies?

Visual management is een manier om werk zichtbaar te maken zodat je ermee kunt navigeren. Het vertaalt informatie, doelen en processen naar een vorm die snel te begrijpen is — voor jezelf én voor anderen. Daardoor ontstaan overzicht, ritme en richting.

In essentie helpt visual management om denkprocessen en de gevolgen daarvan expliciet te maken. Niet alleen om informatie te begrijpen, maar ook om samen te kunnen kijken, afstemmen en bijsturen. Wat zichtbaar is, wordt makkelijker bespreekbaar. Dat vermindert ruis en interpretatieverschillen, vergroot eigenaarschap en maakt het mogelijk om met meer rust en vertrouwen te handelen.

Het principe is niet nieuw. Denk aan verkeersborden of een weerbericht: visuele informatie helpt ons keuzes maken. In organisaties wordt visualisatie vaak toegepast op losse onderdelen, zoals dashboards of KPI-overzichten. Zonder samenhang kunnen deze echter los komen te staan van strategie, cultuur en waarden, met miscommunicatie, inefficiëntie en onduidelijkheid als gevolg.

Obeya, war rooms en schaalgrootte

In grotere organisaties zie je visual management vaak terug in de vorm van Obeya’s of war rooms: fysieke of digitale ruimtes waarin strategie en uitvoering samenkomen. Minder bekend is dat deze principes ook zeer effectief zijn voor kleinere organisaties. Juist daar werken afhankelijkheden snel door en is wendbaarheid cruciaal.

Visual management kent vele vormen: van systemen in ontwikkeling tot volledig geïntegreerde Obeya’s. De schaal verschilt, het principe blijft gelijk.

Wat gebeurt er als je het grotere plaatje ziet?

Wanneer relevante onderdelen niet met elkaar verbonden zijn, ontbreekt een gezamenlijk referentiekader. Een visual management systeem brengt dit samen. Het ontwikkelen ervan vraagt tijd en aandacht, en kan in het begin complex aanvoelen. Die complexiteit was echter vaak al aanwezig — ze wordt nu zichtbaar. 

Door werk visueel te maken zie je wat werkt, wat niet werkt en wat ontbreekt. Zodra dit zichtbaar is, kun je het niet meer níet zien. Er ontstaat ruimte om samen te onderzoeken, te experimenteren en te leren. Dat maakt het proces niet alleen effectiever, maar ook waardevoller.

Hoe begin je met het ontwerpen van een visual management systeem?

Bij Joone Graphics werken we met het Visual System Design Process, een ontwerpproces met vier fasen:

Envision
Bepaal de scope: gaat het om een team, project of hele organisatie? En over welke tijdshorizon? Waar wil je dat het systeem je bij gaat helpen? Wanneer is het succesvol? Dit vormt het vertrekpunt.

Frame
Breng in kaart welke (hoofd)elementen een plek krijgen: strategie, doelen, betrokken teams, performance. Dit levert de verhaallijn van het systeem op.

Shape
Werk de onderdelen visueel uit: grafieken, structuren, metaforen, praatplaten of gewoon tekst. Het doel is een samenhangend en leesbaar geheel dat functioneel ondersteunt. Structuur en strakheid zijn prettig voor snelle leesbaarheid en begrip. Zo zijn speelsheid en creativiteit een kwaliteit om het gesprek gemotiveerd groot te houden en het vizier open.

Integrate
Verbind het systeem aan de dagelijkse praktijk, met ritmes en routines. Maak het onderdeel van de manier van werken. De praktijk laat vervolgens zien wat aangepast moet worden, zodat zowel het systeem als de organisatie zich blijven ontwikkelen.

Resultaat

Een goed visual management systeem maakt complexe informatie inzichtelijk en beter navigeerbaar. Het ondersteunt bewuste keuzes, gerichte actie en continu verbeteren. Daarnaast beïnvloedt het de manier van samenwerken: meer betrokkenheid, betere afstemming en een sterker lerend vermogen.

Zo gaat de kracht van visualiseren daadwerkelijk werken voor jou en je organisatie.

Over de auteur
Dit artikel is geschreven door Jacobien Vermande, Business Visualization Partner bij Joone Graphics. Joone Graphics helpt organisaties hun werk visueel te organiseren, zodat er overzicht, focus en beweging ontstaat. Dit gebeurt via training, consultancy en facilitatie. Hands-on, in co-creatie en direct toepasbaar in de praktijk.