Een vlekkeloze ploegenoverdracht of shift handover

Een vlekkeloze ploegenoverdracht of shift handover

Om de productiviteit op peil te houden, is de overdracht van een ploeg naar de volgende heel belangrijk. Gaat dat goed, dan gaat de productie ongestoord door. Is de overdracht gebrekkig, dan werken problemen die in de ene shift ontstaan, door in de volgende. Hoe zorg je voor een vlekkeloze ploeg overdracht of shift handover? En welke hulpmiddelen kun je inzetten?

Wat is een ploegenoverdracht?

Een ploegenoverdracht is het moment dat de ene ploeg afsluit en de andere begint. Wanneer er geen bijzonderheden zijn, is dat eenvoudig. Maar meestal is er genoeg om over te dragen; taken die niet konden worden afgerond, storingen die zijn opgelost of nog bestaan, KPI’s die wel of niet gehaald zijn. Het doel van een goede overdracht is dat de volgende ploeg direct verder kan gaan waar de vorige gebleven is.

Wat gaat er mis?

Veel fabrieken produceren in een 24-uursflow, met diensten van 8 uur die elkaar opvolgen. Met name in zulke volcontinu processen is een vlekkeloze overdracht van groot belang. Elke hapering in dat proces kost tijd en geld. Wanneer een ploegleider bijvoorbeeld vergeet een kleine verstoring te melden, kan deze in de volgende shift voor problemen zorgen en leiden tot downtime. Of een operator constateert een probleem en gaat dat melden bij de Technische Dienst, die echter door de vorige ploeg al is geïnformeerd. Zulke situaties leveren bij de medewerkers irritatie en frustratie op. Voor het bedrijf kost het tijd en kan het leiden tot lagere productiviteit of kwaliteitsissues.

Hoe kun je dit voorkomen?

Om te zorgen dat alle informatie bij een shift handover wordt doorgegeven, wordt gebruik gemaakt van shift handover reports, of ploegenrapportages.

Zo’n rapportage bevat informatie zoals:

• Algemene gegevens zoals de begin- en eindtijd en de personen die dienst hebben
• KPI’s zoals productieaantallen, efficiencycijfers (OEE) en kwaliteitsissues
• Incidenten die tijdens de dienst zijn voorgekomen, zoals (opgeloste) storingen of stilstand, kwaliteitsissues of meldingen die in behandeling zijn bij de technische dienst
• Tips voor de volgende shift, bijvoorbeeld extra aandacht voor een onderdeel van het proces

Het is nogal een gedoe om dat allemaal op papier te zetten, zeker in een hectische productie-omgeving. Daarom gebeurt deze overdracht vaak summier en/of mondeling. Dat geeft veel kans op een onvolledige informatie-overdracht, waardoor problemen ontstaan. Gelukkig kun je dat voorkomen door de juiste tools in te zetten.

Voordelen van digitale operatorsondersteuning

Digitale operatorplatforms zoals het EZ-GO platform helpen de efficiency van de werkvloer op verschillende manieren. Het gebruik van een digitaal platform vermindert papier op de werkvloer en verbetert de communicatie.

Ook bij de ploegenoverdracht heeft een digitaal platform veel toegevoegde waarde. In het platform EZ-GO zitten twee belangrijke tools die de shift handover effectief laten verlopen.

1. Digitale checklists – nooit meer iets vergeten

Ten eerste bevat EZ-GO digitale checklists, die ingezet kunnen worden bij een ploegenoverdracht. Je definieert van tevoren welke elementen hierin moeten zitten. Dat doe je één keer, daarna kan elke ploeg de digitale overdracht zelf invullen. De ploegleider krijgt de checklist pro-actief op het scherm. De checklijst zorgt ervoor dat de vertrekkende ploeg niets vergeet. De binnenkomende ploeg kan altijd nog even voor details terugkijken in de overdracht. De checklijsten zijn voor alle ploegleden in te zien.

2. Acties – problemen direct oplossen

Ten tweede heeft het EZ-GO platform de mogelijkheid om ‘acties’ aan te maken. Een operator maakt bijvoorbeeld een actie aan wanneer hij of zij een probleem constateert, zoals een kwetsbaar punt in de lijn. De actie is toe te wijzen aan bijvoorbeeld de teamleider of de technische dienst. De issue kan meteen worden opgepakt, ook als er nog geen storing is – waardoor je stilstand kunt voorkomen. De issue is ook voor anderen te volgen, waardoor voor iedereen steeds inzichtelijk is wat er speelt. Zo’n melding kan natuurlijk over een shiftperiode heen doorlopen. Doordat hij centraal vastligt, is de status voor iedereen altijd te zien.

Analyses

Een ander voordeel van digital shift handovers is dat de rapportages informatie bevatten die je kunt analyseren. Heeft een bepaalde ploeg bijvoorbeeld vaak dezelfde issues? Of zie je een dalende productiviteit in een lijn, over de shifts heen? Die informatie kun je gebruiken om te zoeken naar oorzaken en deze op te lossen. Dat draagt bij aan een continue verbetering van de productiviteit.

Meer weten?

Wil je zelf de kwaliteit van ploegenoverdrachten verbeteren? En vraag je je af wat digital shift handovers voor jou kunnen betekenen? Neem dan contact met ons op, we gaan graag met je in gesprek of kunnen je een demo geven.